Il mondo digitale ci ha resi tutti schiavi degli altri. Basta oggi un cellulare per avere la giornata scandita da notifiche da ogni tipo: email, SMS, chiamate, messaggi WhatsApp, Messenger di Facebook, notifiche per Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest, LinkedIn, Google+, eccetera eccetera.
Viviamo oggi in un mondo di interruzioni continue, che spostano le attenzioni dalle attività in corso, lasciandole a metà. Sapete benissimo a cosa mi riferisco, ma faccio un esempio. In questo momento sto scrivendo questo articolo; se improvvisamente mi arriva una notifica e lascio la mia curiosità prevalere sull’attività che sto svolgendo perderò la concentrazione. Fortunatamente sono le 7:43 di mercoledì mattina ed è difficile ricevere distrazioni a quest’ora; ma spesso arrivano, a tutte le ore della giornata.
Il segreto di una buona produttività è il focus, la concentrazione. Tutti siamo capaci di grandi cose se riusciamo a concentrarci. Il nemico del focus sono le distrazioni, creatrici di attività meno importanti che rimpiazzano quelle originarie.
Basterebbe spegnere il cellulare dite? O chiudere Facebook? Probabilmente si, ma sappiamo tutti che è una cosa che non faremo mai. Molti di noi non posso spegnere il cellulare, diventato oggi un mezzo di contatto troppo importante. Andare via da Facebook e cancellare tutti gli altri account social? Soluzione sbagliata.
Come fare allora ad evitare le distrazioni ed aumentare la produttività? Come aumentare la nostra concentrazione sulle attività da fare per raggiungere i nostri obiettivi?
Su questo articolo troverete la risposta. Voglio condividere con voi alcuni semplici trucchi e il mio personale metodo di lavoro che annulla le distrazioni del mondo digitale e garantisce concentrazione e produttività ottimali.
Ho imparato il significato della parola produttività
Collaboro e lavoro per una società americana chiamata Uhuru. Recentemente sono andato negli Stati Uniti per un paio di mesi circa; lì ho imparato molte delle cose che sto per dirvi. Prima di cominciare voglio ringraziare Peter, mio amico e collega, per avermi insegnato ad essere più produttivo, ad eliminare lo stress dalle mie giornate e a trasformarle in meglio.
La produttività in America ha un significato molto diverso da quello che pensavo. Produttività significa massimo rendimento nel minor tempo, per raggiungere un risultato ottimale. Ciò che sta dietro a questo processo sono una serie di sistemi e metodi di lavoro testati per garantire il massimo.
Non coprirò nel dettaglio i segreti del nostro lavoro ma voglio condividere con voi alcuni semplici trucchi che elimineranno le principali fonti di distrazione.
Come evitare le distrazioni digitali ed aumentare la produttività
I trucchi che voglio condividere oggi riguardano tre fonti principali di distrazione:
- Cellulare
- Social Network
Eliminare le distrazioni dal cellulare
Le distrazioni che arrivano dal cellulare sono fondamentalmente di due tipi: chiamate e notifiche.
Eliminare la distrazione chiamate
La funzionalità silenzioso sul cellulare è un’ottima invenzione ma non basta. L’occhio andrà sempre a vedere chi sta chiamando (specie se abbiamo attivato la vibrazione), distogliendo l’attenzione da ciò che stiamo facendo.
Se avete uno smartphone la funzione di cui vi parlo cambierà tutto: vi parlo della “modalità non disturbare“. Questa modalità fa una cosa fantastica (descrizione e screenshot per iphone): imposta il telefono come non raggiungibile/occupato per tutte le chiamate in entrata, evitando di inviare notifiche.
Le chiamate verranno comunque registrate nella lista di chiamate perse/senza risposta, potremo dunque richiamare i numeri che ci hanno cercato (se lo vogliamo) in un secondo momento, quando avremo completato le attività in corso e saremo liberi.
La funzionalità è disponibile sia su iPhone che su Android. Su iPhone/iOS basta attivarla dal centro di controllo in basso sullo schermo. È stata inventata per essere attivata la notte (vedi l’icona) ma io la tengo attiva tutto il giorno.
Come fare per emergenze e chiamate importanti? Esiste un’opzione che permette di filtrare le chiamate: le persone presenti tra i preferiti nella lista dei contatti potranno sempre chiamarci; oppure esiste l’opzione per consentire chiamate ripetute, ovvero se il numero prova a contattarci più volte in pochi minuti.
Eliminare la distrazione notifiche
Semplice: eliminare le notifiche da ogni applicazione. Quelle che su iOS vengono chiamate notifiche push non devono esistere, non solo perché ci deconcentrano ma anche perché riducono notevolmente la batteria.
Personalmente ho eliminato qualsiasi notifica, soprattutto quelle che riguardano email (di cui vi parlo nel prossimo paragrafo), whatsapp, messenger e social network.
Eliminare le distrazioni delle email
Le email sono impossibili da eliminare, sono uno strumento fondamentale (per quanto mi riguarda il principale) di lavoro.
Oltre ad eliminare le notifiche di ricezione nuove email dal cellulare, adotto delle strategie.
- Apro la casella email (ad esempio Gmail) massimo 6 volte al giorno, ad orari stabiliti e programmati sul calendario.
- Categorizzo le email su cartelle in modo da identificare velocemente quelle più importanti che necessitano una risposta in tempi brevi.
- Alla fine di ogni controllo email la mia inbox deve avere questo aspetto (inbox zero).
Con Uhuru categorizziamo le email su 4 cartelle:
- Urgenti: email che necessitano una risposta in giornata.
- Meno Urgenti: email che possono attendere.
- Memo: email da controllare quando si ha del tempo libero.
- To do: cose da fare, da programmare tra le attività da svolgere.
Il sistema funziona per noi e non dovete per forza utilizzarlo; i sistemi vanno infatti modellati secondo le personali esigenze. Ma l’inbox zero è una policy che funziona a meraviglia.
La distrazione email riguarda anche il cellulare. Tra le mie 4 applicazioni principali (quelle visibili nella parte bassa dello schermo) avevo sino a poco tempo fa Gmail, applicazione che aprivo più e più volte al giorno. Per eliminare la distrazione l’ho inclusa all’interno di una cartella, così da non avercela a portata di “tocco”: ha funzionato per me (la apro solo in rari casi), spero anche per voi.
Eliminare la distrazione Social Network
I social sono una potente fonte di distrazioni: siamo tentati continuamente di andare a controllare le nuove notifiche e i nuovi messaggi ricevuti.
Ho già parlato in un precedente articolo delle 7 fonti di distrazione su Facebook e di come evitarle. In questo caso faremo un discorso più generico, eliminando non solo le deconcentrazioni arrivate da Facebook.
Il consiglio è semplice: personalmente ho disattivato qualsiasi notifica, da ogni social network e li controllo massimo un paio di volte al giorno (qui gli articoli per disattivare le notifiche su Facebook).
Poiché il mio lavoro si basa sui social, utilizzo degli strumenti che mi aiutano a controllarli da un unico posto, senza dover visitare ogni sito, per evitare così perdite di tempo ed ulteriori fonti di distrazione.
Strumenti per aumentare la produttività
Premesso che quanto detto si applica ad ogni settore, ovvero che le distrazioni sono purtroppo inevitabili oggi in ogni attività, lavorativa o di studio, ognuno di voi può avvalersi di strumenti che aiutano ad aumentare ulteriormente la produttività.
Con Uhuru utilizziamo ad esempio strumenti di time tracking, project management, monitoraggio delle attività, comunicazione di team, CRM, calendari, e molti altri. Ogni strumento viene adattato alle nostre necessità e utilizzato per garantire un risultato ottimale in ogni evenienza.
Ma quindi lavori sempre?
Ovviamente no, sebbene ami il mio lavoro ci tengo al mio tempo libero, e tengo anche a raggiungere i miei obiettivi, ecco il perché di questi sistemi.
Lavoravo 13-14 ore al giorno con un livello di produttività molto basso (circa la metà di queste ore erano effettivamente produttive). Oggi lavoro in media 6 ore al giorno e raggiungo il triplo dei risultati di prima. Sarà un caso?
Spero questo articolo vi sia stato utile, a voi la scelta di seguire o meno i consigli qui elencati, o di prenderne spunto per creare il vostro modello di vita produttiva, un altro argomento che probabilmente tratterò in uno dei prossimi articoli. Alla prossima e buon lavoro a tutti!
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Scritto da: Digital Manager, Imprenditore e Formatore.
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